Учёт ремонта в прокате: сколько стоит ремонт H10 и U5 в месяц

Коротко: в прокате электровелосипедов курьерам ремонт — главная статья расходов после самой техники, и при этом самая невидимая. Пока ремонт не записан нарядом с запчастями, работой и плательщиком, прокат не знает ни сколько тратит, ни какая модель выгоднее. Мы ведём каждый ремонт в нарядах с мая 2026 года — больше 900 закрытых нарядов. Рассказываем, что из этого видно и как устроить такой учёт у себя.

13 октября 2026 · Без педалей

Почему прокаты не видят расходов на ремонт

В типичном прокате ремонт выглядит так: курьер привёз велосипед, мастер поменял колодки, взял их с полки, отдал велосипед. Деньги на колодки ушли когда-то при закупке, работа мастера — в его зарплате. В итоге ремонт нигде не записан, и владелец знает только общую сумму закупок запчастей за месяц.

Из такой картины нельзя ответить на три вопроса, от которых зависят деньги проката:

• сколько стоит обслуживание каждой модели — и какую модель закупать дальше;
• какую часть ремонтов должен был оплатить клиент — и оплатил ли;
• какие велосипеды пора продавать, потому что ремонт съедает их выручку.

Ответы появляются только тогда, когда каждый ремонт — это отдельная запись с велосипедом, запчастями, работой и плательщиком. Мы называем её нарядом.

Что должно быть в наряде на ремонт

1. Велосипед — по номеру, чтобы собиралась история ремонтов.
2. Что сломалось — со слов клиента или по осмотру.
3. Работы — из справочника: шиномонтаж, замена колодок, устранение люфта. Справочник важен: свободный текст потом не сложить в отчёт.
4. Запчасти — со склада, по закупочной цене. Списали — остаток на складе уменьшился.
5. Кто платит — прокат или клиент. Если клиент — сумма по клиентским ценам уходит в его долг, а клиент получает смету или акт.
6. Статус и сроки — чтобы видеть велосипеды, которые застряли в ремонте.

Себестоимость наряда — работы плюс запчасти по закупочным ценам — должна считаться сама. Ручной подсчёт в конце месяца не выживает дольше двух месяцев.

Что мы увидели на 900 нарядах

С середины мая по середину октября 2026 года в нашем прокате закрыто 909 нарядов на ремонт. Нарядов в месяц становилось больше вместе с парком и с тем, как мастерская привыкала записывать всё: в мае — 66, в августе и сентябре — 270–280.

Что чиним чаще всего

Вывод простой: основная масса ремонтов — колёса, люфты, колодки и крылья. Это механика, которую делает техник за минуты. Электроника — контроллер, мотор — ломается в разы реже, но каждый такой ремонт дороже и требует инженера. Поэтому в команде проката нужны оба: техник на механику и инженер на электрику.

Кто платит

Из 909 закрытых нарядов 634 оплатил прокат, 275 — клиент. Примерно каждый третий ремонт — по вине клиента: падение, удар, разбитое зеркало, погнутое крыло. Если бы в нарядах не было переключателя «кто платит», эти деньги прокат оплатил бы сам. На парке в 100–200 велосипедов это десятки тысяч рублей в месяц.

Важно: решение «кто платит» должно приниматься в момент ремонта и попадать в деньги — в долг клиента и в акт. Решение «потом разберёмся» превращается в «не разобрались».

Сколько стоит ремонт модели в месяц

Когда наряды с себестоимостью копятся несколько месяцев, их можно разделить на число велосипедов каждой модели. Так получается главная цифра для закупки: сколько стоит обслуживание одного велосипеда модели в месяц.

На нашем парке это 699 ₽ в месяц у H10 и 358 ₽ у U5. Почти вдвое. При этом по месяцам цифра прыгает: в одном месяце модель дешевле, в другом дороже — так бывает, когда в один месяц приходится несколько крупных ремонтов. Поэтому смотреть нужно на средний результат за несколько месяцев, а не на один.

Что с этим делать:

• Закупка. При прочих равных докупать модель, которая дешевле в обслуживании. Разница в 340 ₽ в месяц на 100 велосипедах — это больше 400 тысяч рублей в год.
• Цена аренды. Если модель дороже в ремонте, это повод для другой цены, а не для общего тарифа «как у всех».
• Продажа. Велосипед, у которого ремонт за последние месяцы растёт, кандидат на продажу — пока он ещё чего-то стоит.

Запчасти: склад и закупочные цены

Себестоимость ремонта считается честно только тогда, когда запчасти списываются со склада по той цене, по которой их купили. Для этого склад должен быть в той же программе, что и наряды: пришла партия колодок — оприходовали с ценой, поставили в наряд — списали. Отдельная таблица склада «для себя» почти всегда расходится с реальностью через месяц.

Полезный побочный эффект: склад начинает подсказывать закупку. Если колодок для одной модели уходит десятки в месяц, их нужно держать запасом, а не заказывать, когда закончились.

История ремонтов велосипеда

Когда наряды привязаны к номеру велосипеда, у каждого велосипеда появляется своя история: что меняли, когда, за чей счёт. Это нужно для двух решений:

• Спор с клиентом. Клиент говорит «он уже был сломан» — история показывает, что чинили и когда.
• Чинить или продавать. Если велосипед за полгода трижды был в крупном ремонте, стоит посчитать, сколько он ещё принесёт.

Сколько ремонт должен занимать по времени

Деньги на ремонт — только половина. Вторая половина — время: велосипед в ремонте не приносит выручку. Поэтому кроме себестоимости стоит следить за двумя цифрами.

• Сколько велосипедов в ремонте прямо сейчас — и какая для вашего парка норма. У нас на рабочем столе сервиса стоит норма, и если в ремонте больше — это сигнал, что мастерская не справляется или ждёт запчасть.
• Сколько суток стоит каждый велосипед. Те, что застряли дольше недели, разбирают первыми: обычно там ждут запчасть, которую никто не заказал, или согласования с клиентом.

На скриншоте нашего рабочего стола сервиса в августе было 4 велосипеда в ремонте при норме 8 — около 2 % парка, — и 5 «застрявших» больше шести суток, которые надо было разобрать в первую очередь. Такой экран за минуту показывает, где мастерская теряет время, и помогает не держать в ремонте технику, которая могла бы зарабатывать.

Как начать вести учёт ремонта

1. Заведите справочник работ — 15–20 самых частых работ с нормой времени и ценой для клиента.
2. Оприходуйте склад — хотя бы основные расходники с закупочными ценами.
3. Правило «нет наряда — нет ремонта». Даже подкачка шины — наряд. Первые две недели это раздражает мастеров, потом становится привычкой.
4. Кто платит — в наряде. Решение принимает мастер или администратор сразу, по понятному правилу: износ — прокат, повреждение — клиент.
5. Через три месяца посмотрите стоимость ремонта на велосипед по моделям. Это первый отчёт, который окупает всю затею.

В нашей программе всё это — наряды, склад, «кто платит», себестоимость и сравнение моделей — работает в одном месте. Если вы думаете, какую программу выбрать для своего проката, — посмотрите десять вопросов продавцу.

Частые вопросы

Как вести учёт ремонта в прокате велосипедов?

Каждый ремонт — отдельный наряд: велосипед, что сломалось, какие работы и запчасти, кто платит — прокат или клиент. Запчасти списываются со склада по закупочной цене, и себестоимость считается сама.

Сколько стоит ремонт курьерского электровелосипеда в месяц?

На нашем парке — 358 ₽ в месяц на велосипед у U5 и 699 ₽ у H10, по себестоимости запчастей и работ. Это без учёта износа аккумулятора.

Кто должен платить за ремонт — прокат или клиент?

Износ — колодки, цепь, покрышки — по закону и договору оплачивает прокат. Повреждения по вине клиента — падение, удар, вода в электрике — клиент, по прейскуранту. У нас около 30 % закрытых нарядов оплатил клиент.

Что чаще всего ломается у курьерских электровелосипедов?

По нашим нарядам — колёса (шиномонтаж, камеры, покрышки), люфты, тормозные колодки и крылья. Электроника ломается реже, но дороже.