Учёт проката в таблице: где прокат электро­велосипедов теряет деньги

Коротко: на 10–20 велосипедах прокат можно вести в таблице — и многие так начинают, мы тоже. Проблемы появляются с ростом: таблица не показывает долг всех клиентов на сегодня, не считает себестоимость ремонта и износ аккумуляторов, не знает, сколько велосипедов должно стоять в гараже. Ниже — пять мест, где прокат на таблице теряет деньги, и признаки, что пора переходить на программу учёта.

13 октября 2026 · Без педалей

Что таблица делает хорошо

Начнём честно: таблица — нормальный способ начать. Она бесплатная, гибкая, её понимает любой сотрудник. Первые месяцы нашего проката тоже жили в таблицах. На небольшом парке таблица хорошо справляется с тремя задачами:

• список велосипедов и у кого какой — пока их можно пересчитать по пальцам;
• список клиентов с контактами — кто, как связаться, с какого числа работает;
• журнал оплат по датам — пока оплат немного и их легко пересчитать глазами.

Проблемы начинаются, когда от учёта нужно не «записать», а «ответить»: сколько нам должны, во что обходится ремонт, сколько откладывать на технику. На это таблица отвечает только тогда, когда кто-то сел и вручную всё пересчитал.

Пять вопросов, на которые таблица вряд ли ответит

Проверьте свой учёт простым тестом. Если на любой из этих вопросов вы не можете ответить за минуту — учёт уже стоит вам денег:

1. Сколько вам должны клиенты прямо сейчас — всего, и отдельно по аренде и ремонту?
2. Сколько велосипедов должно стоять в гараже в эту секунду?
3. Сколько заработал ваш сервис в этом месяце — на ремонтах, которые оплатили клиенты?
4. Какая модель обходится дороже в ремонте — и на сколько рублей в месяц?
5. Сколько денег нужно отложить в этом месяце на износ парка?

Эти вопросы мы вынесли на страницу программы не случайно: ровно на них мы сами не могли ответить, пока вели прокат в таблицах.

Пять мест, где прокат на таблице теряет деньги

1. Долги видны в конце месяца

Долг клиента — это разница между начислениями за все недели и всеми оплатами. В таблице её пересчитывают вручную, поэтому смотрят редко. За месяц маленькие долги складываются в большую сумму. У нас до наведения порядка так набежало около 470 тысяч рублей. Подробнее — в статье «Долги клиентов в прокате».

2. Ремонт без себестоимости и без плательщика

В таблице ремонт обычно — строка «поменяли колодки». Сколько стоили колодки по закупке, сколько времени ушло, кто платит — прокат или клиент, — не записано. Итог: прокат не знает, какая модель дороже в обслуживании, и оплачивает ремонты, которые должен был оплатить клиент. У нас каждый третий ремонт оплачивает клиент — в таблице эти деньги теряются первыми.

3. Износ не считается вообще

Амортизацию в таблице почти никто не ведёт. А она большая: на нашем парке износ — около 3 460 ₽ на велосипед в месяц, и почти три четверти — аккумуляторы. Прокат, который его не считает, думает, что зарабатывает больше, чем на самом деле.

4. Техника «где-то есть»

Сколько велосипедов прямо сейчас должно стоять в гараже? В таблице это вопрос на полчаса сверки, поэтому его не задают. В итоге велосипед, который не вернули, или аккумулятор, который ушёл не с тем велосипедом, обнаруживаются через недели. Программа отвечает на этот вопрос сама и даёт ежедневный пересчёт: администратор отмечает номера, расхождение видно сразу.

5. Время людей

Таблица требует ручной работы на каждом шаге: записать выдачу, вписать оплату, напомнить о продлении, сверить. У нас выдача велосипеда раньше занимала около 22 минут, а напоминания о долгах — около 500 звонков в неделю. После перехода на программу — 2 минуты на выдачу и ноль звонков. Это не про удобство, а про то, сколько администраторов нужно на ваш парк.

Если пока остаётесь на таблице — как вести её правильно

Если парк небольшой и программа пока не нужна, таблицу можно сделать заметно надёжнее. Минимум — пять листов:

1. Техника. Каждый велосипед и каждый аккумулятор отдельной строкой: номер, модель, дата покупки, цена покупки, статус (у клиента, свободен, в ремонте, в розыске, продан).
2. Аренды. Кто, какой велосипед и аккумулятор, с какого числа, тариф, оплачено до какого числа.
3. Оплаты. Каждая оплата отдельной строкой: дата, клиент, сумма, за что — аренда, ремонт, штраф.
4. Ремонты. Каждый ремонт: велосипед, дата, что сделано, запчасти и их закупочная цена, кто платит.
5. Долги. По каждому клиенту: начислено − оплачено. Этот лист нужно открывать каждое утро.

Правило одно: запись делается в момент события, а не «вечером сведу». Таблица, которую заполняют задним числом, врёт всегда.

Сколько на самом деле стоит таблица

Таблица бесплатная, но её ведение — нет. Посчитайте время: администратор каждый день вносит выдачи, возвраты, оплаты и ремонты, сверяет долги, напоминает клиентам. На парке в 50–100 велосипедов это часы в день — фактически отдельная ставка. Добавьте сюда потери, которые таблица не ловит: неоплаченные ремонты по вине клиентов, долги, замеченные поздно, технику, которая нашлась через неделю. Обычно этого достаточно, чтобы программа учёта окупилась в первый же месяц.

Для сравнения: наша программа стоит от 2 500 ₽ в месяц за весь парк, плата — за велосипеды в учёте, процента с выручки нет.

Ошибки при переходе с таблицы

• Переносить всё подряд. Закрытые аренды двухлетней давности программе не нужны. Переносите действующее, а историю оставьте в архиве таблицы.
• Не сверить долги. Если перенести долги из таблицы без сверки с клиентами, спорные суммы останутся спорными и в программе.
• Оставить таблицу «на всякий случай». Два источника правды быстро расходятся. Неделя параллельно — и таблицу закрыть.
• Не обучить администраторов. Программа работает, только если выдача, оплата и ремонт делаются в ней, а не на бумажке «потом внесу».

Признаки, что пора переходить на программу

• велосипедов больше 20–30, а клиентов — больше сотни;
• таблицу ведут два и больше человека, и данные расходятся;
• долг клиентов вы узнаёте раз в месяц или по ощущениям;
• на вопрос «какая модель дороже в ремонте» ответа нет;
• администратор тратит на сверку оплат больше, чем на клиентов;
• велосипед или аккумулятор однажды «потерялся» и нашёлся случайно.

Если совпали два-три пункта — таблица уже стоит вам больше, чем программа. Если совпали почти все — переходить нужно было ещё вчера: каждый месяц на таблице — это долги, которые никто не увидел, и ремонты, которые никто не выставил клиенту. Начните с демо: посмотрите, как те же пять вопросов выглядят в программе на данных, похожих на настоящий прокат.

Как перейти без потерь

1. Наведите порядок в номерах. Каждый велосипед и каждый аккумулятор — с номером, наклейкой и записью. Это основа любой программы.
2. Перенесите действующих клиентов и аренды. Историю закрытых аренд можно оставить в таблице для справки.
3. Зафиксируйте долги на дату перехода. Сверьте с каждым должником и внесите в программу одной суммой.
4. Оприходуйте склад. Хотя бы основные запчасти с закупочными ценами.
5. Неделю ведите параллельно. Сверьте программу и таблицу по выдачам и оплатам, потом таблицу закройте.

Что выбрать вместо таблицы

Программ для проката много, но большинство сделаны для проката лыж, инструмента или авто, где клиент берёт вещь на день. Для проката курьерам нужны недельные периоды, ремонт с себестоимостью, износ аккумуляторов и блокировка техники должника. Десять вопросов, которые стоит задать продавцу, — в статье «Как выбрать программу для проката электровелосипедов».

Частые вопросы

Можно ли вести учёт проката в Excel?

Можно на небольшом парке, если один человек ведёт таблицу каждый день. С ростом парка таблица перестаёт отвечать на вопросы о долгах, ремонте, износе и технике — и ошибки начинают стоить денег.

Когда переходить с таблицы на программу?

Когда велосипедов больше 20–30, администраторов больше одного, долг клиентов узнаёте в конце месяца, а себестоимость ремонта не знаете вовсе.

Что должна уметь программа для проката?

Выдача с договором, оплата клиентом самостоятельно, долг одной цифрой, наряды на ремонт с себестоимостью, износ отдельно для аккумуляторов, ежедневный пересчёт техники, трекеры.