Склад запчастей в прокате электро­велосипедов: как вести учёт

Коротко: в прокате электровелосипедов курьерам склад запчастей — это не «полка в мастерской», а деньги и скорость ремонта. Если запчасти списываются в наряды на ремонт по закупочной цене, прокат знает себестоимость каждого ремонта, видит, что заканчивается, и не держит велосипеды в ожидании колодок. Если нет — запчасти «уходят», а ремонт стоит. Ниже — как устроить учёт склада: приход, списание, минимальные остатки и инвентаризация.

13 октября 2026 · Без педалей

Зачем прокату учёт запчастей

Курьерский велосипед ремонтируется постоянно: у нас с мая по октябрь закрыто больше 900 нарядов на ремонт. Почти в каждом — запчасти: камеры, колодки, покрышки, подшипники, крылья. Если склад не связан с ремонтом, происходят три вещи:

• Себестоимость ремонта неизвестна. Вы не знаете, во что обходится обслуживание каждой модели, и закупаете технику вслепую.
• Запчасти кончаются внезапно. Последнюю камеру поставили в пятницу, в субботу три прокола — три велосипеда стоят.
• Запчасти «уходят». Без учёта нельзя отличить «поставили в ремонт» от «потерялось».

Как устроен учёт: четыре операции

1. Приход

Каждая поставка запчастей оприходуется: что, сколько, по какой цене, от какого поставщика. Цена закупки — главное: из неё потом считается себестоимость ремонта. Запчасти полезно привязать к моделям велосипедов, с которыми они совместимы — колодки одной модели могут не подойти к другой.

2. Списание в наряд

Механик ставит запчасть на велосипед — она списывается со склада в наряд этого ремонта. Не «в расход вообще», а в конкретный ремонт конкретного велосипеда. Так складывается себестоимость наряда: работа плюс запчасти по закупочной цене. Если ремонт по вине клиента — та же запчасть уходит в его счёт по клиентской цене.

3. Остатки и минимум

По каждой ходовой позиции задаётся минимальный остаток: когда камер меньше двадцати, пора заказывать. Когда остатки видны каждый день, закупка становится плановой, а не аварийной.

4. Инвентаризация

Раз в месяц-квартал — полный пересчёт склада, по ходовым позициям — чаще. Расхождение между учётом и полкой — сигнал: запчасти ставят мимо нарядов или они пропадают.

Что держать на складе всегда

По нашим нарядам самые частые запчасти — камеры, тормозные колодки (задние и передние, под каждую модель свои), покрышки, подшипники колёс и рулевой колонки, держатели телефона, зеркала и крылья. Их держите запасом всегда. Отдельно — по одной-две штуки деталей, которые нужны редко, но без них велосипед стоит: контроллер, ручка газа, тормозные ручки, фара, подшипник мотор-колеса.

Точные количества зависят от парка и моделей. Правильный способ их узнать — через два-три месяца учёта посмотреть фактический расход на 100 велосипедов в месяц и держать запас на месяц-полтора вперёд.

Себестоимость ремонта: зачем всё это

Когда запчасти списываются в наряды по закупочной цене, появляется главная цифра: сколько стоит обслуживание одного велосипеда модели в месяц. На нашем парке — 358 ₽ у одной модели и 699 ₽ у другой, почти вдвое. Без склада, связанного с нарядами, этой цифры нет, а с ней решение «какую модель докупать» принимается за минуту. Подробнее — в статье «Учёт ремонта в прокате».

Две цены у одной запчасти

У каждой запчасти в прокате две цены: закупочная и клиентская. Закупочная нужна для себестоимости — сколько прокат реально потратил. Клиентская — для ремонтов по вине клиента: сколько клиент платит за деталь по прейскуранту к договору. Если вести только одну цену, получается одно из двух: либо прокат продаёт клиенту запчасти по закупке и теряет на работе, либо считает себестоимость по клиентским ценам и думает, что ремонт стоит дороже, чем на самом деле.

Удобно, когда обе цены живут в одной карточке запчасти, а в наряде видно обе суммы: «нам обошлось» и «клиенту к оплате».

Кто отвечает за склад

У склада должен быть один ответственный — чаще всего администратор точки или старший механик. Он принимает поставки, следит за минимальными остатками и делает инвентаризацию. Механики берут запчасти только через наряд: взял — списал. Правило «нет наряда — нет запчасти» в первые недели раздражает, но через месяц экономит деньги и нервы.

Если точек несколько, у каждой свой склад, а перемещения между ними оформляются отдельной операцией. Тогда запчасть не «есть где-то», а лежит на конкретной полке конкретной точки.

Как начать за неделю

1. День 1–2. Составьте справочник: все запчасти, которые у вас есть, с названием, совместимыми моделями и закупочной ценой. Не стремитесь к идеалу — 30–50 позиций на старте достаточно.
2. День 3. Пересчитайте полку и внесите остатки.
3. День 4. Задайте минимальные остатки для ходовых позиций — камер, колодок, покрышек.
4. День 5–7. Все ремонты — только через наряд с запчастями. В конце недели сверьте остатки с полкой.

Через месяц у вас будет первый настоящий отчёт: сколько и каких запчастей ушло, на какие модели и во что обошлось обслуживание парка. Через три месяца — достаточно данных, чтобы пересчитать минимальные остатки по факту, а не по догадке, и перестать держать на полках то, что не нужно.

Закупка: у кого и как

• Один-два основных поставщика под ваши модели — с понятными сроками и ценами. Чем меньше моделей в парке, тем проще.
• Запас на срок поставки. Если запчасть едет две недели, минимальный остаток должен покрывать две недели расхода с запасом.
• Сравнение цен по истории. Когда приходы записаны с ценами, видно, где запчасть подорожала и у кого дешевле.
• Брак и возвраты. Бракованную деталь — отдельной операцией, а не «выкинули». Иначе брак теряется в расходах, а поставщик о нём не узнаёт.

Что показывает склад через полгода

Через несколько месяцев учёт склада начинает отвечать на вопросы, которые раньше решались «на глаз»: сколько денег заморожено в запчастях на полках, какие позиции не двигаются месяцами и их не стоит докупать, какие модели «едят» больше запчастей и во что обходится парку зима. Эти ответы и есть главная польза склада — не порядок на полках, а деньги, которые перестали теряться.

Частые ошибки

• Склад отдельно от ремонта. Таблица склада и журнал ремонтов в разных местах расходятся через месяц.
• Нет закупочных цен. Количество есть, а денег нет — себестоимость не посчитать.
• Один склад на несколько точек без разделения. Запчасть «есть», но на другой точке.
• Нет минимальных остатков. Закупка всегда срочная, дорогая и с переплатой за доставку.
• Аккумуляторы как запчасть. Аккумулятор — это отдельная единица техники с номером и износом, а не строка на складе.
• Списание «пачкой» в конце дня. Механик помнит, что ставил, но не помнит, на какой велосипед. История ремонтов велосипеда при этом теряется.
• Нет поиска по совместимости. Новый механик берёт «похожие» колодки, которые не подходят, — и ремонт приходится переделывать.

Программа или таблица

На небольшом парке склад можно вести в таблице, если записывать каждое списание в момент ремонта. С ростом нужна программа, в которой склад и наряды — одно целое: механик выбирает запчасть в наряде, и она сама списывается. В нашей программе так и устроено — приход, остатки, списание в наряды, инвентаризация и себестоимость ремонта в одном месте. Как выбрать программу — в статье «Как выбрать программу для проката».

Частые вопросы

Нужна ли программа для учёта запчастей в прокате?

На небольшом парке можно вести таблицу, но с ростом нужна связка «склад — наряд на ремонт»: запчасть списывается в конкретный ремонт конкретного велосипеда по закупочной цене. Без неё не посчитать себестоимость ремонта.

Какие запчасти держать на складе проката?

То, что меняется постоянно: камеры, покрышки, тормозные колодки, подшипники, крылья, зеркала, держатели телефона. Плюс по одной-две критичные детали: контроллер, ручка газа, тормозные ручки, фара.

Как часто делать инвентаризацию склада?

Полную — раз в месяц-квартал, по ходовым позициям — чаще. Расхождение между учётом и полкой — сигнал, что запчасти уходят мимо нарядов.